Vapaiden toimitilojen etsiminen voi kuluttaa paljon yrityksen resursseja. Tehokkaan ja oikean kiinteistövälittäjän löytäminen on kullanarvoista. Varsinkin, kun kiinteistövälittäjät eivät usein veloita palveluistaan toimitilojen hakijaa. Tärkeää on , että vapaiden toimitilojen hakija määrittää mahdollisimman tarkasti vuokravälittäjälle toimitilatarpeensa. Tämän vuoksi on hyvä tehdä henkilöstölle toimitilakysely, jossa selvitetään halukkuutta työskennellä toimistolla suhteessa kotityöskentelyyn, maantieteellistä toivesijaintia ja toivetta työskennellä omassa huoneessa vs avotoimistossa. Kyselyn pohjalta saadaan hyvä kokonaiskäsitys toimitilatarpeesta.

Toimitilatarpeet koostuvat ensisijaisesti toimitilojen sijainnin ja hinnan, toimitilojen koon, toimitilojen laadun sekä toimitilojen layoutin ja toimitilapalveluiden , kuten lounasravintolan mukaan. Tärkeää on myös terveysturvallisuus, pysäköintimahdollisuudet autolle ja pyörälle sekä julkiset liikenneyhteydet. Näillä tiedoilla ammattitaitoinen vuokravälittäjä pystyy hakemaan ja esittämään vapaiden toimitilojen hakijalle oikeanlaiset vapaat toimitilat. Internetistä löytyy paljon vapaita toimitiloja ja toimitilojen hakijalle voi tulla paljoudesta ähky. Tässä ammattimainen vuokravälittäjä voi auttaa ja onkin tärkeää, että vuokravälittäjä on mukana toimitilojen hakuprosessin alusta lähtien.  Näin ei kulu arvokasta henkilöstön resurssia hukkaan, vaan saadaan projektille tehokas aikataulu. Hyvä kiinteistövälittäjä pystyy myös antamaan vinkkejä sisustussuunnitteluun sekä tehokkaaseen tapaan sijoittaa henkilöstö kyseisiin toimitiloihin.

Tiivistetysti

1.       Tee henkilöstöselvitys ja koosta kokonaiskäsitys toimitilatarpeesta vuokrabudjetti huomioiden.

2.       Ota yhteys ammattitaitoiseen kiinteistövälittäjään

3.       Kerro toimitilatarpeet mahdollisimman tarkasti kiinteistövälittäjälle

4.       Käykää katsomassa 5-10 sopivinta kohdetta, muista maski ;)

5.       Valitse sopivin toimitila huomioiden muutostyöt , neuvottele ja solmi vuokrasopimus

6.       Irtisano nykyisen toimitilan vuokrasopimus

7.       Suunnittele muuttoprosessi huolellisesti , itse vai ulkoistettu muuttoapu

8.       Muutto uusiin toimitiloihin