Ihmiset viettävät nykyään keskimäärin jopa alle 50 prosenttia työajastaan omassa työpisteessään. 25–70 prosenttia työntekijän työajasta kuluu ihmisten väliseen kommunikointiin. Usein tätä ei pidetä tuottavana työntekona. Ensisijaisesti tärkeää on tiedostaa, että työntekijä ei voi olla tuottava koko työpäivää. Kevyet keskustelut työpaikan toimitiloissa pitävät työntekijät ajan tasalla paitsi eri projekteista myös koko organisaation tilasta. Epämuodollinen kommunikointi myös vahvistaa ryhmähenkeä ja parantaa vuorovaikutustaitoja. Hyvät vuorovaikutustaidot parantavat asiakaspalveluviestintää ja yhteistyökumppaneiden vuorovaikutusta.
Tuottavuuteen pyrittiin jo 1900-luvun alun tayloristisessa suuntauksessa, jossa haasteelliset työtehtävät pilkottiin pienempiin kokonaisuuksiin, jotta myös kouluttautumattomat työntekijät voisivat oppia ne. Tärkeimpiä voimavaroja olivat koneet ja tuotanto. Tehokkuus ja autoritäärinen johtajuus olivat tyypillisiä tayloristisia ominaisuuksia. Työnantajat eivät olleet kiinnostuneita työntekijöiden mielenlaadusta, joten työ oli usein yksitoikkoista. Tämä puolestaan lisäsi lakkoja ja poissaoloja. Ideaalityöntekijä oli nopea, tarkka ja huolellinen. Työajat olivat tarkasti määriteltyjä ja työtahti oli kiivasta.
Toimistotyö on kasvanut ja muuttunut voimakkaasti viime vuosina. Muutoksia on tapahtunut liiketoiminnassa, työn suorittamisessa ja teknologiassa, kuten informaatioteknologiassa. Työ voidaan tehdä yhdessä tai useammassa paikassa, samanaikaisesti tai eri aikaan, ryhmässä tai yksin. Työaika ja toimistotyö ovat muuttuneet. Joskus toimistotilassa on liikaa häiriötekijöitä, kuten melua tai levottomuutta. Hyvillä toimitilaratkaisuilla voidaan vaikuttaa henkilöstön työilmapiiriin ja työn tuottavuuteen. Työaika on muuttunut joustavaksi, ja työaikaa tärkeämpää on työn loppuunsaattaminen tietyssä ajassa. Monet työntekijät ovat asiakkaiden luona, työskentelevät kotona tai projektiryhmän kanssa. Informaatioteknologia on kutistanut yrityksen ja asiakkaan välisen etäisyyden. Internetin ansiosta myyntihenkilöstö voi tavoittaa globaalit markkinat. Internet mahdollistaa myös etätyönteon kotona milloin tahansa. Joustavat työvälineet mahdollistavat työnteon missä tahansa ja milloin tahansa.
Toimitilaratkaisuilla on myös merkitys tuottavuuteen. Tyypillisesti on olemassa kolme erilaista toimitilaratkaisumallia: toimistohuone, avotoimisto ja kombitoimisto. Lisäksi uutena tyyppinä ovat tulleet monitilatoimistot ja kohtaamispaikat. Erityyppiset toimitilat sopivat erilaiselle liiketoiminnalle ja erilaisille ihmisille. Toimistohuoneita käytetään usein erityistä keskittymistä vaativissa töissä, kuten vaikkapa taloushallinnon työssä tai asianajotoiminnassa. Avotoimistoa käytetään paljon puhelinmyyntityössä, call centereissä ja suunnittelu- ja mainostoimistoissa. Kombitoimistoa käytetään, kun tarvitaan ajoittaista omaa rauhaa. On tärkeää tunnistaa toimitilatarpeet ja löytää niihin optimaaliset toimitilaratkaisut.
Globaalissa taloudessa menestyminen vaatii yrityksiltä tuottavuutta ja innovatiivisuutta. Tuottavuuden kasvu pitää yrityksen kannattavana. Tuottavuus luo enemmän lisäarvoa asiakkaalle vähemmällä voimavarojen käytöllä, kehittää liiketoimintaa ja muodostaa tilaisuuden kehittyä ja investoida. Jotta tämä olisi realistista, työntekijöille tulee antaa toimitilat ja työkalut, joilla voidaan toimia tuottavasti.
